Rodo

Ogólna klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych w relacjach biznesowych (kontakty biznesowe)

Zgodnie z art. 13. ust. 1 i ust. 2 oraz art. 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych („RODO”) niniejszym informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Quickpack Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Jędrzejowie, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Kielcach, X Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod nr KRS: 0000172796 REGON: 003674986, NIP: 6561750635 (zwaną dalej „Administratorem” lub „Spółką”). Z Administratorem mogą się Państwo kontaktować pod adresem e-mail: [email protected] lub pisemnie na adres siedziby Administratora.

2. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu:

a) prowadzenia korespondencji elektronicznej oraz utrzymywania bieżących kontaktów biznesowych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
b) podejmowania działań zmierzających do nawiązania współpracy, przedstawienia oferty, uzyskania lub przekazania informacji handlowych, technicznych, organizacyjnych lub prawnych, prowadzenia negocjacji, przygotowania, zawarcia oraz wykonywania umów, a także realizacji wzajemnych rozliczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
c) wykonywania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych, dotyczących przechowywania i archiwizacji dokumentacji oraz innych przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO); w szczególności w zakresie w jakim dokumenty w których treści znajdują się Pani/Pana dane osobowe przechowywane będą jako dowody księgowe lub jako część ksiąg podatkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 74 ustawy o rachunkowości oraz art. 86 Ordynacji podatkowej)
d) realizacji innych prawnie uzasadnionych interesów Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegających w szczególności na:
• prowadzeniu bieżącej działalności gospodarczej,
• organizacji współpracy z klientami, potencjalnymi klientami, kontrahentami, dostawcami, usługodawcami, partnerami biznesowymi oraz osobami działającymi w ich imieniu, w szczególności osobami reprezentującymi te podmioty oraz osobami wyznaczonymi do kontaktu,
• prowadzeniu i archiwizacji korespondencji,
• ustaleniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń.
3. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres wskazany w przepisach powszechnie obowiązującego prawa lub wynikający z wewnętrznych zasad obowiązujących u Administratora, w tym co do zasady:
a) przez cały okres prowadzenia współpracy lub kontaktów biznesowych oraz do czasu upływu okresu przedawnienia roszczeń związanych z tą współpracą,
b) do 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokumentacja została wytworzona – w przypadku dokumentacji prowadzonej dla celów podatkowych, rachunkowych oraz innej dokumentacji, której okres przechowywania wynika z przepisów prawa, w szczególności dokumentów księgowych związanych z prowadzoną współpracą, przechowywanych zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości,
c) pozostałe dane osobowe – do czasu realizacji celu przetwarzania albo upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń.
4. Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępnione podmiotom i organom upoważnionym do przetwarzania tych danych na podstawie przepisów prawa, w tym urzędom i organom publicznym. Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane również podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie Administratora dostawcom usług IT i hostingowych, podmiotom współpracującym z Administratorem w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa teleinformatycznego, podmiotom świadczącym usługi telekomunikacyjne, kadrowo-płacowe, prawne, księgowe, podatkowe, archiwizacyjne, pocztowe i kurierskie.
5. Administrator nie będzie przekazywał Pani/Pana danych osobowych do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej. W razie gdyby takie przekazanie było konieczne, zostanie Pani/Pan o tym poinformowany zgodnie z wymaganiami RODO.
6. Jeżeli Pani/Pana dane osobowe nie zostały pozyskane bezpośrednio od Pani/Pana, ich źródłem jest najczęściej podmiot, który Pani/Pan reprezentuje, dla którego wykonuje Pani/Pan pracę lub świadczy usługi albo który wskazał Panią/Pana jako osobę do kontaktu w związku z prowadzoną współpracą, bądź inny podmiot pozostający w relacji biznesowej z Administratorem. Administrator przetwarza w szczególności dane identyfikacyjne (imię i nazwisko), dane dotyczące zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji, nazwę reprezentowanego podmiotu, dane kontaktowe (adres poczty elektronicznej, numer telefonu) oraz informacje związane z prowadzoną współpracą i wymianą korespondencji.
7. W zakresie i na zasadach określonych w RODO przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii, prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych, prawo do usunięcia danych (w przypadkach i na zasadach określonych w art. 17 RODO), prawo do ograniczenia przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych (w przypadkach i na zasadach określonych w art. 20 RODO).
8. W zakresie i na zasadach określonych w RODO przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). W przypadku wniesienia sprzeciwu Administrator zaprzestanie przetwarzania Pani/Pana danych osobowych, chyba że wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Pani/Pana interesów, praw i wolności, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
9. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w wielu przypadkach niezbędne do nawiązania lub prowadzenia kontaktów biznesowych, nawiązania lub kontynuowania współpracy, zawarcia lub wykonywania umowy oraz realizacji wzajemnych rozliczeń. W zakresie, w jakim przetwarzanie danych wynika z obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, podanie danych wymaganych przepisami prawa jest niezbędne do realizacji tych obowiązków. Niepodanie danych może uniemożliwić lub utrudnić prowadzenie korespondencji, nawiązanie lub kontynuowanie współpracy, zawarcie lub wykonanie umowy albo realizację obowiązków wynikających z przepisów prawa.
10.  Administrator nie podejmuje wobec Pani/Pana decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym nie stosuje profilowania, o którym mowa w art. 22 RODO.

General Information Clause Regarding the Processing of Personal Data in business relationships (business contacts)

Pursuant to Article 13(1) and (2) and Article 14(1) and (2) of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of April 27, 2016, on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data (“GDPR”), we hereby inform you that:

1. The controller of your personal data is Quickpack Polska Sp. z o.o. with its registered office in Jędrzejów, entered in the Register of Entrepreneurs maintained by the District Court in Kielce, 10th Commercial Division of the National Court Register, under KRS No.: 0000172796, REGON: 003674986, NIP: 6561750635 (hereinafter referred to as the “Controller” or “Company”). You may contact the Controller via email at [email protected] or in writing at the Controller’s registered office address.

2.   Your personal data will be processed for the following purposes:

a) conducting electronic correspondence and maintaining ongoing business contacts (Article 6(1)(f) of the GDPR),
b) taking steps to establish cooperation, presenting an offer, obtaining or providing commercial, technical, organizational, or legal information, conducting negotiations, preparing, concluding, and performing contracts, as well as settling mutual accounts (Article 6(1)(f) of the GDPR),
c) fulfilling the legal obligations incumbent upon the Controller, in particular those arising from tax and accounting regulations, regulations concerning the storage and archiving of documentation, and other legal provisions (Article 6(1)(c) of the GDPR); in particular to the extent that documents containing your personal data will be stored as accounting records or as part of tax records (Article 6(1)(c) of the GDPR in conjunction with Article 74 of the Accounting Act and Article 86 of the Tax Ordinance).
d) the pursuit of other legitimate interests of the Controller (Article 6(1)(f) of the GDPR), consisting in particular of:
• conducting day-to-day business operations,
• organizing cooperation with customers, potential customers, contractors, suppliers, service providers, business partners, and persons acting on their behalf, in particular persons representing these entities and designated contact persons,
• maintaining and archiving correspondence,
• establishing, pursuing, or defending claims.

3.  Your personal data will be stored for the period specified in generally applicable laws or resulting from the Controller’s internal policies, including, as a general rule:

a) for the entire duration of the business relationship or business contacts and until the expiration of the statute of limitations for claims related to such cooperation,
b) up to 5 years from the end of the calendar year in which the documentation was created—in the case of documentation maintained for tax and accounting purposes, as well as other documentation whose retention period is prescribed by law, in particular accounting documents related to the ongoing cooperation, stored in accordance with the provisions of the Accounting Act,
c) other personal data—until the purpose of processing is fulfilled or the statute of limitations for any potential claims expires.
4. Your personal data may be disclosed to entities and authorities authorized to process such data under applicable law, including government agencies and public authorities. Your personal data may also be transferred to entities processing personal data on behalf of the Controller, such as IT and hosting service providers, entities cooperating with the Controller in the area of information and communications security, and entities providing telecommunications, human resources and payroll, legal, accounting, tax, archiving, postal and courier services.
5. The Controller will not transfer your personal data to a third country or to an international organization. Should such a transfer be necessary, you will be informed of this in accordance with the requirements of the GDPR.
6. If your personal data was not obtained directly from you, its source is most often the entity you represent, for which you work or provide services, or which designated you as a contact person in connection with our ongoing cooperation, or another entity with which the Controller has a business relationship. The Controller processes in particular, identification data (first and last name), data regarding your position or role, the name of the entity you represent, contact information (email address, phone number), and information related to our ongoing collaboration and correspondence.
7. To the extent and under the terms set forth in the GDPR, you have the right to access your data and receive a copy of it, the right to rectify (correct) your data, the right to erasure of your data (in the cases and under the terms specified in Article 17 of the GDPR), the right to restrict data processing, and the right to data portability (in the cases and under the conditions specified in Article 20 of the GDPR).
8. To the extent and under the terms set forth in the GDPR, you have the right to object to the processing of your data based on the Controller’s legitimate interest (Article 6(1)(f) of the GDPR). If you object, the Controller will cease processing your personal data unless it demonstrates compelling legitimate grounds for the processing that override your interests, rights, and freedoms, or grounds related to the establishment, exercise, or defense of legal claims.
9. Providing personal data is voluntary; however, in many cases it is necessary to establish or maintain business contacts, initiate or continue cooperation, enter into or perform a contract, and settle mutual accounts. To the extent that data processing stems from legal obligations incumbent upon the Controller, providing the data required by law is necessary to fulfill those obligations. Failure to provide the data may prevent or hinder correspondence, the establishment or continuation of cooperation, the conclusion or performance of a contract, or the fulfillment of obligations arising from legal provisions.
10. The Data Controller does not make automated decisions regarding you, including profiling as referred to in Article 22 of the GDPR.